فرمانداری شهرستان فراشبند
شرح وظایف روابط عمومی

روابط عمومي چيست ؟

روابط عمومي فعاليتي است ممتد ، مداوم و طرح‌ريزي شده كه از طريق آن ، افراد و سازمانها مي‌كوشند تا تفاهم و پشتيباني كساني را كه با آنها سروكار دارند به دست آورند و در حقيقت بخشي از مديريت است و در اغلب موارد نقش مغز متفكر ، قلب تپنده ، دست اجراء ، پاي پيشرفت ، گوش شنوا ، چشم بينا و زبان گوياي سازمان مديريت آن را ايفا مي‌كند.

فعاليتي كه روابط عمومي انجام مي‌دهد در يك كلمه «ارتباط» از ديدگاه نظري «علم» از جنبه عملي و اجرايي خود «فن» و از جنبه خلاقانه و زيبايي شناختي «هنر» است و آيينه تمام نماي سازمان و جايگاه دريافت و انتقال اطلاعات است.

روابط عمومي در حقيقت شبكه هوشيار ، بانك اطلاعات ، مغز متفكر سازمان و پل ارتباطي آن با افكار عمومي و مخاطبان خاص و عام و با نگرش ها و تمايلات و عادات و سلايق متفاوت است و بايد خصلتهايي چون قانون مداري ، نظم ، شجاعت ، ابراز عقيده ، تحمل شنيدن آراي مخالفان ، احترام به حقوق فردي و اجتماعي ديگران و صداقت رشد و توسعه نمايد.

روابط عمومي اعمال فلسفه ، فلسفه اجتماعي ، مشاور و كاركرد ارتباطي مديريت است كه ؛ از اين جهت يكي از اصلي ترين اركان براي پايه گذاري يك روابط عمومي كارآمد و مسؤوليت پذير در دستگاه اين است كه زيرنظر بالاترين مقام دستگاه و سازمان انجام وظيفه نمايد.

 بي ترديد ، هر نگرشي گوياي اهداف و شيوه‌هايي است كه نحوه رسيدن به آنها را مشخص مي‌كند. بررسي  نگرشهاي عمده به روابط عمومي مشخص كرد كه شامل مسير و هدف مستند : منظور از مسير كار روابط عمومي  تاكتيكهايي است كه روابط عمومي براي رسيدن به اهداف خود انتخاب مي‌كند پس «هدف » مشخص كننده افق‌ها و  ارزشهايي است كه روابط عمومي در پيامها و برنامه‌هاي خود منظور مي‌كند و در حقيقت به اختصار مي توان گفت  هدف روابط عمومي كسب تفاهم و پشتيباني از طريق ايجاد احساس اشتراك ميان فرد يا سازمان از سويي و  مخاطبان از سوي ديگر مي‌باشد كه باعث ايجاد ارتباطي تعاملي و دوسويه ، مشاركتي و پيچيده است كه به طور  بالقوه به ايجاد حس اشتراك كمك مي‌كند پس متخصصان روابط عمومي كه نقش هماهنگ كنندة درون سازمان و  ارتباط سازمان با بيرون را ايفا مي‌كنند از دانش مهارت‌هاي ارتباطي ، روان‌شناسي ، روان‌شناسي جامعه ،  جامعه‌شناسي ، سياست ، اقتصاد ، اصول مديريت و علم اخلاق برخوردار باشند تا بتوانند از جايگاه ويژه خود  بر عواملي چون تشخيص بازار جديد ، شناخت توليدات جديد روش هاي نوين به طور كامل مشرف شوند تا  هنگامي كه سازمان در معرض هجوم مشكلات قرار مي‌گيرد بتوانند وضعيت فعلي را حفظ نموده و براي  جلوگيري از انزواي اجرايي كه دير يا زود متوجه هر سازماني است كمك شاياني نمايند پس يكي ديگر از وظايف  بس مهم و غيرقابل انكار هر متخصص روابط عمومي يك سازمان همانگونه كه در بيانيه انجمن روابط عمومي  آمريكا آمده است كه بالاترين ارزش روابط عمومي در پيش‌بيني مسائل و شكل بخشيدن به رويدادهاي آينده است  نه در روايت گري و گزارش آنچه اتفاق مي‌افتد يا مقابله با آنچه كه پيش مي‌آيد.

 شرح وظايف كلي روابط عمومي

- جمع‌آوري و تمركز اطلاعات و اخبار مربوط به فعاليتها ، اقدامات ، طرحها و برنامه‌هاي سازمان به‌منظور تنظيم گزارش ، خبر و سياستهاي خبري و تبليغاتي و اجراي طرحهاي ارتباطي و انتشاراتي و آماده نمودن اذهان عمومي با توجه به خط مشي كلي سازمان از طريق :

شركت در جلسات مهم هيأت امنا

شوراي معاونان و جلسات سياستگذاري در سطح مديران و معاونان رده اول سازمان

ارتباط مستقيم و مستمر با مسؤلان

شركت در گردهمايي ها

حضور در سفرهاي داخلي و خارجي

دريافت گزارش فعاليتها ، طرحها و برنامه‌هاي واحدهاي مختلف سازمان ، صورتجلسات شوراها و مكاتباتي كه ارزش اطلاع‌رساني دارند.

جمع‌آوري هر گونه اخبار اطلاعات مورد نياز به روشهاي تلفني ، شفاهي ، مكاتبه‌اي يارانه‌اي

ارتباط مستقيم با مردم ، جرايد ، خبرگزاريها ، رسانه‌هاي گروهي داخلي و خارجي .

-  بررسي مطالب مطروح در رسانه‌هاي گروهي و مجامع عمومي در ارتباط با فعاليتهاي مستقيم و غيرمستقيم سازمان به‌منظور اطلاع‌رساني ، انعكاس و پاسخگويي در صورت لزوم

-   برقراري ارتباط با روابط عمومي سازمانهاي ديگر و نهادهاي دولتي برحسب ضرورت از طريق به‌كارگيري ابزار ارتباطي مناسب

-   حضور در مراكز قانون گذاري و سياست گذاري در سطوح ملي و ارتباط با نمايندگان مردم و سياستگذاران پيرامون وظايف و عملكرد سازمان

-   بررسي ديدگاهها و سنجش افكار عمومي مردم ، مخاطبان و خدمات گيرندگان در چهارچوب وظايف و در قالب طرحهاي تحقيقاتي و ارائه نتايج حاصل به مسئولان سازمان به‌منظور اتخاذ روشهاي اجرايي مطلوب و تدوين طرحها و برنامه‌هاي اجرايي و ارتباطي مناسب

-   دريافت يا خريد كتب نشريات ، نوارهاي صوتي و تصويري و اطلاعات و لوح ها و نرم‌افزارهاي رايانه‌اي و ديگر اطلاعات ، اسناد و مدارك مورد نياز ايجاد و اداره كتابخانه و آرشيو اطلاعاتي ، مطبوعاتي ، سمعي و بصري و رايانه‌اي مرجع در ارتباط با فعاليتهاي سازمان و روابط عمومي با روشهاي پيشرفته به‌منظور كاربردهاي ارتباطي و استفاده همكاران سازمان

- پيگيري انجام به موقع وعده هاي مسؤولان سازمان به‌منظور انعكاس نتايج حاصل

- فراهم آوردن حسن ارتباط متقابل ميان مردم و مسئولان سازمان از طريق برگزاري ملاقات عمومي ، مصاحبه با رسانه‌هاي گروهي ، برپايي سخنرانيها - ترتيب سفرها ، بازديدها و ملاقاتها

- پشتيباني ، تحليل و توجيه ارتباطي طرحها و برنامه‌هاي اجرايي سازمان به‌منظور روشن شدن اذهان عمومي.

- انعكاس فعاليتها ، برنامه‌ها و طرحهاي سازمان به مردم ، دولت و نهادها و سازمانهاي داخل و خارج كشور از طريق :

· سخنگوي سازمان

· تهيه و تدوين اخبار بيانيه‌ها اطلاعيه‌ها آگهي‌ها و پيامهاي سازمان

· ترتيب نشر و انعكاس آن در رسانه‌هاي گروهي

· انتشار نشريه ادواري داخلي و چهارچوب قوانين مصوب

·  انتشار نشريات ادواري و غير ادواري براي عموم مخاطبان

· تهيه عكس اسلايد فيلم تيزر گزارش ، گزارش آگهي نوارهاي صوتي و ديگر فعاليتهاي سمعي و بصري و نوشتاري و رايانه‌اي از فعاليتهاي سازمان آرشيو آنها و انعكاس و پخش آنها از طريق رسانه‌هاي گروهي .

· انتشار عملكرد سازمان و واحدهاي مختلف آن در چارچوب قوانين مصوب

· برپايي نمايشگاههاي گوناگون و شركت در نمايشگاههاي مرتبط

· طراحي و اجراي فعاليتهاي ارتباطي و تبليغي كلان سازمان

- ايجاد حسن رابطه و جلب مشاركت بين كاركنان و مسئولان سازمان در ستاد ، واحدهاي تحت پوشش و مراكز استانها از طريق :

برقراري جلسات داخلي و ايجاد نظام پيشنهادها و انتقادها و انعكاس پيشنهادها و انتقادهاي كاركنان به مسئولان

- ايجاد وحدت رويه و نظارت بر حسن اجراي امور انتشاراتي ، تبليغاتي و ارتباطي سازمان

- طراحي سازمان و شرح وظايف روابط عمومي براي بخشها و مؤسسات و واحدهاي مختلف تحت پوشش سازمان و اصلاح و ارتقاي سطح روابط عمومي هاي موجود

- اجراي امور نگارشي و هنري در زمينه‌هاي تبليغاتي و انتشاراتي ستاد و سازمان مركزي

- اجرا و ارائه خدمات و برنامه‌هاي فرهنگي تبليغي و هنري در قالب هاي گوناگون به همكاران

- مطالعه ، بررسي - ارزيابي برنامه‌ريزي و تجهيز مستمر روابط عمومي و فعاليتهاي آن به‌منظور ارتقاي كيفيت و بهينه سازي فعاليتهاي تبليغاتي ، انتشاراتي و ارتباطي براساس روشهاي پيشرفته و به روز آموزش مستمر همكاران روابط عمومي و نيز تشكيل دوره‌هايا نشستهاي توجيهي كوتاه مدت براي مديران و كاركنان سازمان در زمينه روابط عمومي و ارتباطات و ارائه مشاوره و ارشاد واحدهاي سازمان در اين زمينه‌ها.

- مشاركت و برنامه‌ريزي جهت برگزاري سمينارها ، كنفرانسها، نمايشگاهها و كميته‌هاي بازرگاني ، صنعتي ، تبليغاتي ، فرهنگي ، هنري و فني سازمان

- عقد قرارداد ، مجريان طرحهاي روابط عمومي كه به بيرون از سازمان سفارش داده مي‌شوند.

- تهيه ، تنظيم و پيشنهادهاي برنامه و بودجه سالانه روابط عمومي

- اجراي ساير امور مربوط كه برحسب ضرورت از طريق بالاترين مقام سازمان براي اقدام ابلاغ مي‌گرد

شرح وظایف  واحد روابط عمومی و اطلاع رسانی

اجرای سیاستهای اطلاع رسانی دولت، همکاری با رسانه های جمعی جهت انعکاس مناسب عملکردهای بخشهای مختلف، پاسخگویی به ابهام ها، تهیه و اجرای طرحهای تبلیغاتی اداره كل، اجرای مناسب مراسم ها و مناسبت ها، ایجاد حسن رابطه بین کارکنان ومسئولان دستگاه مربوط، نظارت بر انتشارات ونشریات دستگاه، مدیریت پایگاه های اطلاع رسانی و افکارسنجی عمومی ودستگاهی از جمله اهم فعالیت های روابط عمومی اداره كلهای دولتی است که در ماده 2 آیین نامه نحوه فعالیت، وظایف و اختیارات روابط عمومی دسنگاههای اجرایی مصوب 23/2/1386 هیأت وزیران به آنها اشاره شده است 

واحد روابط عمومی و اطلاع رسانی با شرح وظایف ذیل در حوزه های ارتباطات، اطلاع رسانی، امور فرهنگی، تبلیغات و انتشارات و آموزش و معرفی ایفای نقش می نماید.

1- ارتباطات و اطلاع رسانی  رسانه واحد ارتباط با خبرگزاری ها و مطبوعات:

2- تنظیم، اطلاع رسانی و برگزاری نشست ها و کنفرانس های خبری اداره كل

3- تهیه، تنظیم و صدور اطلاعیه، بیانیه، جوابیه و مواضع رسمی اداره كل 

4- پاسخگویی به سوالات و مراجعات خبرنگاران و اصحاب رسانه و ارائه اطلاعات مورد نیاز با لحاظ نمودن سطح و طبقه بندی اخبار و اطلاعات اداره كل

5- تهیه فیلم، عکس و گزارش خبری از مراسم ها و برنامه های اداره كل

6- پوشش خبری و رسانه ای نشست ها، دیدارها و نمایشگاه ها، جشنواره ها و رویدادهای داخلی و خارجی اداره كل

7-  بررسی مستمر اخبار و رویدادهای اداره كل در خبرهای روزانه مطبوعات، خبرگزاری ها و فضای مجازی

8-  ارسال اخبار اداره كل برای رسانه ها براساس آیین نامه مدون

9-  شناسایی و بررسی وضعیت خبرگزاری ها و مطبوعات به لحاظ تاثیرگذاری، تیراژ و میزان مخاطب

9- بررسی درخواست های مصاحبه با رییس و معاونان اداره كل و اولویت بندی آن ها

10- دریافت محورها و سوالات اصلی مصاحبه ها و تنظیم پاسخهای پیشنهادی

11-  هماهنگی های لازم به منظور حضور مدير كل و معاونان اداره كل در خبرگزاری ها و مطبوعات

12-  کنترل اخبار منتشره اداره كل در رسانه ها

13-  تهیه بانک اطلاعاتی خبرنگاران، خبرگزاری ها و مطبوعات

14-  انجام هماهنگی های لازم برای انجام سفرهای رسانه ای خبرنگاران به استان های کشور

15-  رصد روزانه اخبار اداره كل و تهیه بولتن خبری روزانه

واحد ارتباط با صدا و سیما:

1- رصد اخبار اداره كل در شبکه های رادیویی و تلویزیونی

2- بررسی ظرفیت های خبری و تولیدی صدا و سیمای جمهوری اسلامی برای حضور اداره كل در رسانه ملی

3- دریافت محورها و سوالات و هماهنگی حضور مدير كل و معاونان در برنامه های مختلف صدا و سیما

4- تهیه فیلم برنامه های حضور اداره كل در صدا و سیما و تحویل به واحد سمعی و بصری برای آرشیو

5- بررسی درخواست های مصاحبه با شبکه های مختلف صدا و سیما

6- تشکیل کار گروه های مشترک برای احصاء ظرفیت ها و برنامه ریزی به منظور ارتقاء همکاری اداره كل با معاونت های صدا، سیما، برون مرزی، سیاسی و ... رسانه ملی

واحد ارتباط با رسانه های خارجی:

1- بررسی تقاضاهای رسانه های خارجی و رسیدگی به مکاتبات اداره کل رسانه های خارجی وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی

2- هماهنگی با وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی و در موارد لزوم اداره کل حراست اداره كل به منظور بررسی وضعیت رسانه های متقاضی گفتگو با مقامات اداره كل و یا تهیه گزارش از اماکن وابسته

3- هماهنگی و رسیدگی به تقاضاهای رسانه های بین المللی برای گفتگو با رییس و مقامات مسئول اداره كل

4-  رصد خبرگزاری ها و روزنامه های بین المللی و تهیه بولتن های دوره ای

5- برنامه ریزی برای تاثیر گذاری در فضای رسانه های خارجی به منظور معرفی جاذبه های گردشگری، میراث فرهنگی و صنایع دستی استان

واحد روابط عمومی الکترونیک ودرگاه اداره كل

1- تشکیل دبیرخانه شورای درگاه اداره كل، برگزاری جلسات و پیگیری مصوبات

2- تدوین دستورالعمل به روزرسانی درگاه الکترونیکی اداره كل و نظارت بر فرایند به روزرسانی

3- تشکیل کار گروه محتوایی درگاه الکترونیکی اداره كل با مشارکت نمایندگان معاونت های ستادی و واحدهای تابعه اداره كل

4- بهره گیری از آخرین دستاوردهای فناوری اطلاعات و ارتباطات در انتقال اخبار و ارائه خدمات از طریق درگاه الکترونیکی اداره كل

5- رسیدگی به پیام های مردمی واصله از طریق پست الکترونیکی درگاه الکترونیکی اداره كل

6- به روزرسانی بانک شماره های تلفن همراه و پست الکترونیکی مخاطبان اداره كل به صورت گروه بندی شده و ارسال مستمر پیام ها و سرخط اخبار  از طریق پیامک و نامه های الکترونیکی

1.2  روابط عمومی:

مناسبت ها و مراسم:

1- برنامه  ریزی و برگزاری مراسم ها و برنامه های مناسبتی، مذهبی و ملی در داخل و خارج اداره كل

2- برنامه ریزی، تمهید مقدمات و اعمال ملاحظات فرهنگی، تبلیغاتی و تشریفاتی در برنامه های مدير كل

3-  انجام کلیه هماهنگی ها با واحدهای مرتبط به منظور برگزاری برنامه ها

4-  مکاتبه با نهادها و دستگاه ها به منظور اخذ تسهیلات و امکانات

5-  نظارت بر نصب بنر ، پوستر و آگهی ها و ... و تبلیغات محیطی مراسم

6-  هماهنگی با قاری، مجری و گروه های هنری برای حضور در برنامه ها

7-  هماهنگی برای تامین هدایا، اقلام و ... در برنامه ها

سمعی و بصری:

1-  ثبت و ضبط کلیه مراسم ها و برنامه های اداره كل (صوتی و تصویری)

2- پیاده سازی،تایپ، نمونه خوانی و ویرایش کلیه سخنرانی های ریاست اداره كل

3-  بهره برداری فعال از نمایشگر تلویزیونی اداره كل

4-  مدیریت سالن اجتماعات اداره كل

5- آرشیو برنامه ها و مراسم های اداره كل به صورت موضوعی و طبقه بندی شده

6- سفارش تولید تیزرها، نماهنگ ها و وله های تصویری برای مراسم های مرتبط

7- مستندسازی چند رسانه ای رویدادهای اداره كل و برنامه ریزی برای تولیدات مرتبط

تبلیغات و خدمات هنری:

1- ارائه خدمات تبلیغاتی به معاونت های اداره كل براساس دستورالعمل تبلیغات

2- انجام کلیه خدمات گرافیکی شامل طراحی پوستر، بنر و سایر اقلام تبلیغاتی و همچنین صفحه آرایی منشورات مرکز روابط عمومی و اطلاع رسانی

3- طراحی اقلام تبلیغاتی مصرفی از قبیل هدایا، اوراق اداری، تابلوهای اعلانات، تابلوهای راهنما و ...

2. معاونت امور فرهنگی

2.1 اداره برنامه ریزی فرهنگی

واحد تولیدات فرهنگی:

1- برنامه ریزی و حمایت از تولید محصولات فرهنگی متنوع برای معرفی میراث فرهنگی استان، صنایع دستی و جاذبه های گردشگری

2- نظارت بر اجرای دستورالعمل تولیدات فرهنگی اداره كل ( ارزیابی کارشناسی تقاضاهای تصویربرداری از بناهای فرهنگی، محوطه های تاریخی و ... و صدور مجوزهای لازم )

3- برنامه ریزی برای برگزاری جشنواره ها، فستیوال ها و مسابقات عکس، فیلم و ... در حوزه های تخصصی اداره كل

4- برنامه ریزی برای برگزاری نشست ها و مجامع فرهنگی به منظور معرفی موارد مرتبط با حوزه های تخصصی اداره كل

5- برنامه ریزی برای ارائه آموزش های عمومی به منظور صیانت از میراث فرهنگی استان

واحد انتشارات:

1- گردآوری، تامین، حفظ و نگهداری منابع اطلاعات فرهنگی، کتب و نشریات تولیدی

2- سفارش ، تالیف و ترجمه، گردآوری، تهیه، تدوین، چاپ و نشر آثار مکتوب حوزه میراث فرهنگی، صنایع دستی و گردشگری ایران و کشورهایی مرتبط با حوزه فرهنگی ایران در زمینه های گوناگون

3- تلاش برای ترویج فرهنگ گردشگری و حفاظت و صیانت از آثار فرهنگی و ترویج مصرف صنایع دستی در میان اقشار گوناگون جامعه از طریق نشر

4- پرداختن به پیشینه هنر مکتوب ایران از طریق اجرای طرح های کلان نشر (انتشارآثار نفیس) با بهره گیری از آثار نفیس گنجینه های موزه های کشور

5- افزایش بهره وری  بخش خصوصی با شناسایی توانمندی های شاغلین حوزه نشر از طریق نشر آثار مکتوب

6- برگزاری نشست های فرهنگی در حوزه نشر مرتبط با اهداف و وظایف اداره كل

7- تشکیل دبیرخانه، انتخاب ناشرین برگزیده بخش خصوصی، مولفان و مترجمان (در حوزه فعالیت های اداره كل) و اعطای جایزه ملی

8- ایجاد فروشگاه ویژه ارائه و فروش انتشارات و محصولات فرهنگی اداره كل در تهران و مراکز استان ها

9- ایجاد و به روزرسانی صفحه ویژه انتشارات در پرتال اداره كل

واحد ارتباطات فرهنگی:

1- راهبری دبیرخانه شورای برنامه ریزی امور کودک و نوجوان، تشکیل جلسات و پیگیری مصوبات

3- پیگیری وظایف و تعهدات اداره كل در ستادها و مجامع فرهنگی

4- برنامه ریزی برای ارتقاء همکاری اداره كل با سایر نهادهای فرهنگی استان

2.2      - اداره نظارت بر نمایشگاه ها وجشنواره ها

1- تشکیل کار گروه هماهنگی نمایشگاه ها و جشنواره های اداره كل، راه اندازی دبیرخانه و پیگیری مصوبات

2- تدوین تقویم نمایشگاهی اداره كل

3- تدوین دستورالعمل اجرایی و استانداردهای برگزاری نمایشگاه ها و جشنواره ها در سطح اداره كل

4- تدوین ضوابط و شرایط واگذاری موضوعات نمایشگاهی به بخش خصوصی

5- ارزیابی، نیازسنجی و ارتقای مهارت های کارکنان در برپایی نمایشگاه ها و برگزاری جشنواره ها

6- ارزیابی طرح های ارائه شده برای صدور مجوز برپایی نمایشگاه

7- گردآوری اطلاعات، راه اندازی و به روزرسانی صفحه اختصاصی امور نمایشگاه ها در پرتال اداره كل

8- اداره كل دهی و هماهنگ کردن فعالیتهای  فرهنگی نمایشگاهی

9- برنامه ریزی، تمهید مقدمات و اجرای نمایشگاه ها و هفته های فرهنگی در داخل و خارج از کشور

10- سیاست گذاری برای مشارکت و حمایت از برپایی نمایشگاه های میراث فرهنگی، صنایع دستی و گردشگری توسط اداره كل های مردم نهاد و بخش خصوصی

11- تشکیل ستاد ویژه برای برگزاری نمایشگاه ها و جشنواره های ملی اداره كل

12- تشکیل دبیرخانه ستادهای بزرگداشت هفته میراث فرهنگی، هفته صنایع دستی، هفته گردشگری، جشن جهانی نوروز، هفته دولت و سایر مناسبتهای ملی مرتبط با اداره كل


عکس های تصادفی